7 Conseils pour créer des invitations à un déjeuner

Un déjeuner d’affaires ou professionnel est une excellente occasion de renforcer les relations, d’échanger des idées et de créer une atmosphère détendue, loin des pressions du cadre de travail.

Que ce soit pour célébrer des réussites, conclure des affaires importantes ou simplement favoriser la camaraderie entre collègues ou clients, organiser un déjeuner peut devenir une expérience mémorable.

Cependant, l’aspect des invitations, souvent sous-estimé, joue un rôle crucial dans le ton de l’événement. Voici donc quelques éléments clés à considérer pour créer des invitations efficaces.

Préparez une liste préliminaire d’invités

Avant de concevoir les invitations, il est important d’avoir une idée claire des personnes que vous souhaitez inviter. Rédigez une liste préliminaire en fonction de la nature de l’événement.

Pour un déjeuner formel d’affaires, la liste inclura probablement des clients, des collègues de haut rang ou des partenaires potentiels. Si le déjeuner est plus informel ou orienté vers le travail d’équipe, vous pouvez inclure davantage de collaborateurs.

Une fois la liste définie, veillez à n’oublier personne d’important, tout en tenant compte de la capacité du lieu choisi pour l’événement.

Définissez le menu et les animations

Beaucoup décident dès le départ de confier la restauration à des professionnels, comme avec notre services de traiteur espagnol pour entreprises.

Quelle que soit l’option retenue, définir le type de repas est un élément central de l’invitation, car cela fixe les attentes. Buffet, menu à la carte ou menu fixe ? Pensez à inclure des surprises, comme des tapas au jambon ibérique, une spécialité prise en charge par notre équipe de traiteur espagnol chez TrateurIberico.

Dans le même esprit, pourquoi ne pas envisager une animation originale ? Par exemple, notre animation de découpe de jambon à Paris par Trateur Iberico est une option qui impressionne toujours positivement.

Informez les invités sur le menu

Une fois le menu défini, il est essentiel que les invités sachent à l’avance quel type de repas sera servi, notamment s’il existe des options spécifiques ou des restrictions alimentaires.

Il est recommandé de mentionner les détails du menu, comme les plats principaux, les accompagnements, les desserts et les alternatives pour les végétariens, les véganes ou les personnes ayant des intolérances alimentaires.

Si plusieurs choix sont disponibles, donnez aux invités la possibilité de sélectionner leur préférence. Ainsi, tout le monde se sentira plus à l’aise et profitera pleinement de l’événement.

Demandez à signaler les restrictions alimentaires

Pour garantir que tous les invités apprécient le repas, incluez une section dans l’invitation leur permettant de signaler leurs besoins spécifiques.

Indiquez clairement que les allergies alimentaires ou les préférences qui ne figurent pas dans le menu doivent être communiquées à l’avance.

Cela facilitera les ajustements nécessaires et évitera tout désagrément ou risque potentiel pour les personnes ayant des restrictions alimentaires. Demandez une réponse dans un délai raisonnable pour pouvoir organiser les changements en conséquence.

Précisez l’adresse exacte du lieu

Il est impératif d’indiquer l’emplacement exact du déjeuner. Fournissez l’adresse complète et, si nécessaire, des indications détaillées pour y accéder, surtout si le lieu est difficile à trouver ou situé dans une zone complexe.

Vous pouvez inclure une carte ou un plan dans l’invitation. Si le déjeuner se déroule dans un bureau ou un espace professionnel, précisez le numéro de l’étage, la salle ou l’entrée principale.

Soignez le design de l’invitation

Le design de l’invitation joue un rôle clé dans la perception de l’événement. Choisissez un style qui reflète le thème du déjeuner ou l’image de votre entreprise.

Pour un événement formel, optez pour un design élégant avec des couleurs sobres. Pour une ambiance plus décontractée, privilégiez un style créatif et convivial.

Intégrez une demande de confirmation

Une invitation doit inclure une demande de confirmation de présence. Cela est essentiel pour organiser la logistique, comme le nombre de places, la quantité de nourriture et la décoration.

Fixez une date limite pour les réponses et proposez des moyens pratiques pour confirmer : email, téléphone ou formulaire en ligne.

En appliquant ces conseils, vous serez en mesure d’organiser un déjeuner réussi et de laisser une impression durable à vos invités.